Event-Sicherheitskonzept erstellen

Für viele Veranstaltungen ist es vorgeschrieben, professionelle Sicherheitskräfte einzusetzen und auf Basis eines Sicherheitskonzepts den Eventschutz zu planen. Die Erstellung eines solchen Sicherheitskonzepts ist kein Hexenwerk und sorgt dafür, dass die Sicherheitsarbeit gezielt und effizient geplant und durch geführt werden kann.

Wir geben Tipps, wie man ein Sicherheitskonzept für ein Event erstellt und welche Inhalte in solch ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen gehören.

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Warum sind Sicherheitskonzepte bei Events wichtig – und oft vorgeschrieben?

Ein Sicherheitskonzept ist unverzichtbar für die Strukturierung und Planung des Eventschutzes für eine Veranstaltung. Denn auf Events aller Art, ob kommerzielles Festival oder Volksfest auf der grünen Wiese, besteht eine spezielle Sicherheitslage: Wo viele Menschen sich treffen und in häufig mehr oder weniger angetrunkenem Zustand ausgelassen ihren Emotionen freien Lauf lassen, gibt es deutlich mehr Konfliktpotenzial als im normalen Alltag. Daher wird professionelle Security eingesetzt, um Events abzusichern. Diese Security sollte gut geplant sein, um einerseits der jeweiligen Sicherheitslage angemessen zu sein – und andererseits nicht überdimensioniert zu sein.

Vorgeschrieben sind Sicherheitskonzepte auf jeden Fall für Großveranstaltungen: Bei Events ab 5.000 Besuchern im Publikum ist es zwingend erforderlich, ein Sicherheitskonzept aufzustellen. Ist eine geplante Veranstaltung hingegen kleiner als 5.000 Teilnehmer, kommt es auf die Art des Events an: Für kommerzielle Anlässe braucht man beispielsweise in der Regel immer ein Sicherheitskonzept sowie den Einsatz professioneller Security.

Professionelle Erstellung Event-Sicherheitskonzept

Um sicherzugehen, ob man für die eigene Veranstaltung ein Sicherheitskonzept erstellen muss, empfiehlt sich ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung. Denn gemäß § 38 Absatz 1 MVStättV ist der Betreiber einer Eventstätte für die Veranstaltungssicherheit und die Einhaltung der damit verbundenen Vorschriften verantwortlich.

Generell aber, selbst wenn die eigene Veranstaltung vielleicht nicht unter die gesetzesmäßige Verpflichtung zum Erstellen eines Sicherheitskonzepts fällt, lohnt sich solch eine Maßnahme.

Denn dank eines Sicherheitskonzepts lässt sich die Security-Arbeit für die Veranstaltung effizient, also kostengünstig, planen. Und ein Sicherheitskonzept für ein Event sorgt dafür, dass alle Beteiligten Klarheit über Zuständigkeiten und Abläufe bei der Veranstaltungssicherheit haben. Das kann entscheidend sein, um im Ernstfall schnell und effektiv Konflikte beizulegen oder auf Gefahrensituationen zu reagieren.

Welche Inhalte umfasst ein Sicherheitskonzept für den Veranstaltungsschutz?

Ein Sicherheitskonzept für eine Veranstaltung fasst alle Sicherheitsrisiken, Sicherheitsmaßnahmen, Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten bei dem Event zusammen. Es wird in der Regel von einem erfahrenen Sicherheitsberater erstellt.

Die wichtigsten Punkte eines Sicherheitskonzepts im Eventschutz sind:

• Gefährdungsanalyse
• Maßnahmenplanung
• Planung von Kommunikationswegen und Zuständigkeiten
• Planungen für die Örtlichkeiten
• Dokumentation der Event-Security
• Einbindung von Ordnungskräften wie Polizei und Feuerwehr

Gefährdungsanalyse für die Veranstaltungssicherheit

Mit einer professionellen Gefährdungsanalyse stellt man fest, welche spezifischen Sicherheitsrisiken bei einem bestimmten Event drohen. So ist beispielsweise bei einem flächig weit auseinander gezogenen Stadtfest eine andere Sicherheitslage gegeben als bei einem mehrtägigen Festival oder einem Fußballderby zwischen zwei „verfeindeten“ Mannschaften.

In der Gefährdungsbeurteilung wird festgestellt, welche konkreten Risiken wie zu gewichten sind. Dies ist die Basis für die Maßnahmenplanung in der Veranstaltungssicherheit.

Gefährdungsanalyse für die Eventsicherheit

Eine Gefährdungsanalyse stellt also gewissermaßen das Fundament eines Sicherheitskonzepts für eine Veranstaltung dar.

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Maßnahmenplanung für die Event-Security

Ein weiterer wichtiger Baustein bei der Erstellung eines Sicherheitskonzepts ist die Maßnahmenplanung: Basierend auf einer Analyse der Sicherheitsrisiken für das betreffende Event. In dieser Analyse werden die verschiedenen Bedrohungen gewichtet und potenzielle Gefahrensituationen beschrieben.

Um diesen Gefahren zu begegnen, müssen natürlich passende Sicherheitsmaßnahmen gefunden werden. Diese werden durch einen professionellen Sicherheitsdienst geplant – mit Blick darauf, die in der Gefährdungsanalyse festgestellten Sicherheitsrisiken zu bekämpfen, gleichzeitig aber auch mit Blick auf Effizienz.

Maßnahmenplanung für die Event-Security

Das bedeutet, bei der Maßnahmenplanung geht es darum, so viel Security wie nötig aufzustellen – aber eben nicht übermäßig viel, um die Veranstaltungssicherheit für den Veranstalter nicht unnötig kostenintensiv zu machen.

Im Rahmen der Maßnahmenplanung im Sicherheitskonzept des Eventschutzes werden etwa Sicherheitsmaßnahmen wie der Einsatz von Doormen für die Einlass-Sicherheit, die Arbeit von Ordnern auf dem Gelände, die Positionierung von Brandschutzhelfern als Brandwachen, das Aufstellen von Videoüberwachungssystemen und die Parkplatzbewachung geplant.

Planung von Kommunikationswegen und Zuständigkeiten

Für die erfolgreiche Veranstaltungs-Security müssen im Vorfeld auch klare Vorgaben für Kommunikationswege und Zuständigkeiten festgemacht werden. Denn kommt es bei einem Event tatsächlich zu brenzligen Momenten, Konflikt- oder Krisensituationen, sind kurze Wege – auch kurze Kommunikationswege – und klare Zuständigkeiten entscheidend. Alle an der Security für ein Event Beteiligten müssen wissen, wer wofür zuständig ist – und auf welche Weise jeder Zuständige erreichbar ist.

Kommt es beispielsweise an einer Stelle zu einer übermäßig großen Menschenansammlung, ist es wichtig, einen kurzen Draht zum Crowd Manager einer Großveranstaltung zu haben. Beim Entdecken von Brandlasten bei einer Patrouille über das Gelände muss schnellstmöglich eine Verbindung zum zuständigen Brandschutzhelfer aufgebaut werden können.

Und wenn beispielsweise im dichten Gedränge vor einer Festivalbühne ein Zuschauer ohnmächtig wird, muss die Security in kürzester Zeit Kontakt zum Sanitätsdienst vor Ort bekommen.

Eine aktuelle Übersicht der Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten gehört in die Hände jeder Person, die mit der Security oder anderen Aspekten der Veranstaltungssicherheit zu tun hat. Dann ist gewährleistet, dass nicht durch vermeidbare Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen und Verwirrungen über Zuständigkeiten wertvolle Zeit verstreicht, um Sicherheitsgefahren zu beheben.

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Sicherheitsplanungen für die Örtlichkeit

Auch Maßnahmen für die sichere Gestaltung des Veranstaltungsortes sollten im Sicherheitskonzept für ein Event festgehalten werden. Dazu zählen beispielsweise Planungen für das Aufstellen von Absperrungen auf dem Eventgelände sowie Straßen-Absperrungen, das Festhalten von Bereichen mit Brandlasten und dadurch erhöhten Brandgefahren und die Position von Notausgängen und Rettungswegen. Auch die Aufstellbereiche für Sanitäter und Feuerwehr sind laut Sicherheitskonzept definiert, so dass jeder weiß, wie man auf schnellstem Wege zu den entsprechenden Stellen kommt.

Auch Sicherheitsaspekte der vor Ort eingesetzten Veranstaltungstechnik sollten im Konzept zur Sprache kommen. Das gilt ganz besonders, wenn Specials wie Pyrotechnik zum Einsatz kommen sollen.

Dokumentation der Event-Security

Im Sicherheitskonzept für eine Veranstaltung sollte auch festgehalten werden auf welche Weise die Veranstaltungs-Security dokumentiert wird. Dies ist für alle Seiten hilfreich: Der Veranstalter kann damit zuverlässig nachweisen, dass er die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen für sein Event ergriffen hat – und der Sicherheitsdienst belegt mit der Dokumentation die eigene Arbeit.

Einbindung von Ordnungskräften wie Polizei und Feuerwehr

Das Sicherheitskonzept eines Events legt auch fest, auf welche Weise man als Veranstalter und als Sicherheitsdienst im Rahmen des Eventschutzes mit den örtlichen Kräften von Ordnungsamt, Polizei und Feuerwehr zusammenarbeitet. Denn solch eine Zusammenarbeit ist in der Regel unverzichtbar – und so muss beispielsweise die Feuerwehr für den Brandschutz vor Ort sein.

Vorgehen beim Erstellen eines Sicherheitskonzepts für eine Veranstaltung

Es sind mehrere Schritte empfehlenswert, um ein Sicherheitskonzept für ein Event aufzustellen. Im ersten Schritt sollten Experten eine Analyse der Gefährdungssituation durchführen. Auf dieser Basis können konkrete Sicherheitsgefahren für die Veranstaltungen festgestellt werden. Im zweiten Schritt steht die effiziente Einsatzplanung, am besten unter Einbeziehung eines erfahrenen Sicherheitsdienstes.

Im Sicherheitskonzept wird auch festgehalten, wer wann welche Genehmigungen im Rahmen der Eventplanung und der Eventsicherheit einholen muss. Dann kann es nämlich nicht passieren, dass kurz vor Veranstaltungsbeginn plötzlich auffällt, dass es beispielsweise noch keine Kooperationsvereinbarung mit der örtlichen Feuerwehr für den Event-Brandschutz gibt oder vergessen wurde, notwendige Straßensperrungen zu beantragen.

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Ein wichtiger Tipp noch beim Erstellen des Sicherheitskonzepts: Arbeiten Sie mit Versionsnummern und mit Kommentar-Funktionen. Denn bevor es endgültig festgeschrieben wird, geht das Konzept meist durch mehrere Hände: Sicherheitsdienst, Veranstalter, Behörden, Feuerwehr etc. Es ist hilfreich, nachvollziehen zu können, wer an welcher Stelle welche Anmerkungen und Veränderungen im Konzept hatte. Die Versionsnummer hilft, stets das aktuellste Dokument verfügbar zu haben – um nicht an veralteten Versionen „herumzudoktern“.

Gern unterstützt unser Sicherheitsdienst Sie bei der Erstellung eines Sicherheitskonzepts für Ihre Veranstaltung.