Empfangsdienste: Security & Repräsentation in einem
Empfangsdienste und Pfortendienste zählen zu den Sicherheitsdiensten, die besonders sichtbar sind: Sicherheitskräfte an Ein- und Zugängen sind kaum zu übersehen, selbst wenn sie in Zivil statt in Security-Uniform gekleidet sind. Dieser Art von Security-Dienstleistungen kommt deshalb nicht nur ein wichtiger sicherheitstechnischer Aspekt zu, sondern Empfangsdienste sind auch mit repräsentativen Aufgaben betreut.
Es ist deshalb umso wichtiger, diese Aufgaben in die Hände zertifizierter Sicherheitsdienstleister zu legen. Der Golden Eye Sicherheitsdienst deckt diese anspruchsvolle Dienstleistung in den verschiedensten Einsatzfeldern ab. In diesem Artikel beantworten wir Fragen zu den Aufgaben, Einsatzfeldern und Herausforderungen bei Empfangsdiensten.
Warum braucht man überhaupt Empfangsdienste?
An der Rezeption von Einrichtungen oder Unternehmen sitzen in der Regel hauseigene Rezeptionisten. Warum also werden überhaupt externe Sicherheitsdienste als Empfangsdienst benötigt? – Ganz einfach: Weil es in Eingangs- und Zugangsbereichen auch immer Security-Risiken gibt.
Denn die meisten Besucher mögen legitime Gäste, Kunden, Lieferanten oder Bewerber sein – doch hin und wieder betreten Störenfriede das Gebäude, mit denen ein normaler Rezeptions-Angestellter überfordert ist.
Zudem gibt es in vielen Firmen und Institutionen Sicherheitsbedenken hinsichtlich Industriespionage. Empfangsdienste durch professionelle Sicherheitsdienstleister bieten auch gegen dieses Problem einen wertvollen Schutz.
Außerdem nehmen die Sicherheitsmitarbeiter den internen Mitarbeitern gewisse Services ab. Die Besucherbetreuung gehört ebenso dazu wie der Check und das Handling eingehender Lieferungen.
Auch an die hauseigene Videoüberwachungszentrale sollte man nur professionelle Sicherheitskräfte setzen. Denn für Laien ist solch eine Zentrale nichts weiter als eine Ansammlung von Bildschirmen – und meist sind sie schnell von der schieren Übermacht der Bilder überfordert.
Ein Security-Profi hingegen ist in der Lage, mehrere Bildschirme parallel im Blick zu behalten und verdächtige Situationen sofort zu erkennen. Dabei ist es natürlich von Vorteil, wenn solch eine Sicherheitskraft über längere Zeit in dieser Position eingesetzt wird, um mit den Abläufen und Alltagssituationen im überwachten Objekt vertraut zu werden.
Welche Aufgaben haben Empfangsdienste?
Der Empfangsdienst durch ein Sicherheitsunternehmen erfüllt zahlreiche Aufgaben. Natürlich stehen die Sicherheitsmitarbeiter für wirksame Security an allen Eingängen und Zufahrten. Sie überprüfen Lieferungen und sorgen für die Registrierung von Besuchern. Sie begleiten bei Bedarf auch Besucher, Kunden oder Mitarbeiter durch das Gebäude.
Außerdem decken die Empfangsdienste Security-Aufgaben wie die Videoüberwachung von Anlagen und Gebäuden ab. Zudem sind Empfangsdienste für Eingangskontrollen bei Veranstaltungen zuständig. Über Funk können die Security-Mitarbeiter in ständigem Kontakt miteinander bzw. mit der zentralen Security-Steuerung stehen.
Neben der Security nach außen haben Sicherheitsmitarbeiter im Empfangsdienst auch nach innen wichtige Funktionen. So sind sie in vielen Unternehmen oftmals auch im Werkschutz oder für Patrouillengänge zuständig. Vor allem bei internen Konfliktsituationen sind die erfahrenen Security-Profis aus Lobby- oder Eingangsbereich äußerst wertvoll: Muss beispielsweise ein Manager seines Postens enthoben werden und direkt das Gebäude verlassen, wird er meist von Sicherheitskräften des Empfangsdienstes bis vor die Tür begleitet.
Auch bei Streitereien und potenziell gewalttätigen Konflikten unter der Belegschaft sind die Sicherheitsprofis zur Stelle. Sie überzeugen die Konfliktparteien meist durch ein souveränes Auftreten davon, die Situation gewaltfrei zu deeskalieren. Zu diesem Zweck bringen die Mitarbeiter des Golden Eye Sicherheitsdienstes Erfahrungen in speziellen Deeskalationstechniken mit.
Die wichtigsten Aufgaben der Empfangsdienste auf einen Blick:
- Empfang von Besuchern
- Koordination von Fahrzeugen
- Kontrolle von Lieferanten und Lieferungen
- Besucherbetreuung
- Zutrittskontrolle
- Videomonitoring
- Konflikthandling / Deeskalation
Spezialfeld: Empfangsdienste bei Events
Ein Spezial-Einsatzfeld für Empfangsdienste sind Veranstaltungen. Hier sind die Sicherheitsmitarbeiter im Eingangsbereich meist mit einer großen Zahl an Besuchern konfrontiert, die alle gleichzeitig das Gelände betreten oder verlassen möchten. Daher ist der Empfangsdienst bei Events eine Herausforderung besonderer Art und stellt an die Sicherheitskräfte besonders hohe Anforderungen hinsichtlich Belastbarkeit.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Empfangsdienste bei Events zählen Eingangskontrollen. Dabei werden sowohl Einladungen oder Tickets kontrolliert und gegebenenfalls mit Besucherlisten abgeglichen als auch Rucksäcke und Taschen auf unerlaubte Gegenstände hin untersucht. Letzteres ist besonders heikel, weil es sich dabei streng genommen um einen Eingriff in den persönlichen Besitz der Besucher handelt.
Die Gäste lassen diesen Eingriff freiwillig zu – als Zugangsbedingung, um in die Veranstaltung zu kommen. Daher müssen Mitarbeiter im Empfangsdienst hier besonders sensibel vorgehen. Denn im Gegensatz zum Durchsuchen von Taschen bei Ladendieben handelt es sich nicht um Kriminelle, sondern um legitime Besucher, die zumeist viel Geld dafür bezahlt haben, um bei der Veranstaltung dabei zu sein.
Es ist deshalb souveränes und zuvorkommendes Auftreten von Seiten der Sicherheitskräfte wichtig. Dies können die Mitarbeiter im Empfangsdienst nur leisten, wenn sie erfahrene Profis sind, die selbst in Druck- und Stresssituationen die Ruhe bewahren.
Die Besucherbetreuung ist ein klassisches Aufgabengebiet von Empfangsdiensten. Bei Einsätzen im Rahmen von Events umfasst sie jedoch ganz andere Tätigkeiten als im täglichen Empfangsdienst in Firmen oder Einrichtungen.
So wollen bei Veranstaltungen z. B. umherirrende Gäste auf der Suche nach ihrem Sitzplatz oder der Toilette freundlich betreut werden. Personen, die im Trubel etwas verloren haben, suchen dringend nach Hilfe.
Oder Familien müssen wieder zusammengeführt werden, nachdem sie einander im Gewühl verloren haben. In all diesen Situationen, oft begleitet von Zeitstress kurz vor Beginn der Veranstaltung oder während der Pause, müssen Sicherheitsleute souverän und zuvorkommend für die Besucherbetreuung sorgen.
Die Sicherheitsmitarbeiter, die der Golden Eye Sicherheitsdienst für die Empfangsdienste bei Events einsetzt, sind erfahrene Profis, die auch im größten Trubel ruhig und besonnen reagieren.
Was ist die größte Herausforderung bei Pforten- und Empfangsdiensten?
Da jedes Unternehmen und jede Institution individuelle Abläufe und Prozess-Vorgaben hat, ist eine der größten Herausforderungen für Sicherheitsmitarbeiter im Empfangsdienst das Integrieren in diese Abläufe. Damit das schnell und reibungslos abläuft, gibt es zum Start der Zusammenarbeit wichtige Planungsmeetings.
Dort vermittelt der Auftraggeber seine Prioritäten: Welche Bereiche sollen auf welche Weise bewacht werden? Wie sollen Sicherheitsmitarbeiter auf bestimmte Anfragen oder Wünsche von Besuchern reagieren? Welchen Weg nehmen eingehende Lieferungen? Wie sieht die interne Struktur aus?
Auf Basis dieser Vorbereitung laufen Empfangsdienste erfahrungsgemäß von Beginn an recht gut und problemlos. Je länger jedoch die Zusammenarbeit angelegt ist, desto genauer lernen die Sicherheitskräfte das Unternehmen oder die bewachte Einrichtung kennen. Wir arbeiten deshalb nach dem Prinzip, in Empfangsdiensten möglichst immer dieselben Teams einzusetzen, anstatt die Sicherheitskräfte ständig durch zu rotieren.
Wo kommen Empfangsdienste zum Einsatz?
Empfangsdienste sind neben Events auch in vielen anderen Bereichen gefragt: im Eingangsbereich von Firmen, an Zufahrten zu Betrieben, im Empfangsbereich von Institutionen oder auch im Wartebereich von Behörden oder medizinischen Einrichtungen.
Ob Konzern oder Familienunternehmen, Unibibliothek oder Uniklinik: Empfangsdienste sind überall wichtig. Selbst auf Baustellen werden diese Security-Dienste benötigt – damit nur legitime Arbeiter und Lieferungen auf das Gelände gelangen und Diebe nicht einfach mit Baustellen-Equipment vom Gelände fahren können. Auch viele Bildungs- und Forschungseinrichtungen setzen auf private Sicherheitsdienste für zusätzliche Security an den Ein- und Zugängen.
Einsatzfelder für Empfangs- und Pfortendienste:
- Lobby / Rezeption von Firmen
- Zufahrten zu Produktionsstätten oder Logistikzentren
- Empfangsbereich von Institutionen
- Wartebereich medizinischer Einrichtungen
- Eingänge von Forschungsstationen
- Eingangsbereich und Zufahrten bei Events
- Zugänge zu Baustellen
Wer wird vom Sicherheitsdienst bei Empfangsdiensten eingesetzt?
Für Empfangsdienste kommen bei unserem Sicherheitsdienst ausschließlich sehr erfahrene Sicherheitsmitarbeiter zum Einsatz. Sie zeichnen sich durch Security-Fachkenntnisse und ein souveränes, zuvorkommendes Auftreten aus. Äußerst hilfreich für eventuelle Notfälle ist es, wenn die Sicherheitskräfte über Qualifikationen wie die Ausbildung zum betrieblichen Ersthelfer verfügen – was auf alle unsere Mitarbeiter zutrifft.
Unser Auswahlprozess für Sicherheitskräfte
Mit einem extrem harten Auswahlprozess stellen wir sicher, dass für unsere Security-Arbeit im Empfangs- und Pfortendienst ausschließlich hochkarätige Sicherheitsmitarbeiter zum Einsatz kommen. Im Rahmen dieses Prozesses testen wir nicht nur die Fachkenntnisse der Bewerber im Security-Bereich.
Der Bewerbungsprozess umfasst beim Golden Eye Sicherheitsdienst auch einen umfangreichen und anspruchsvollen Persönlichkeitstest. Dadurch filtern wir heraus, welche Bewerber nicht nur das passende professionelle Fachwissen mitbringen, sondern auch die passende Persönlichkeit. Denn Security im Empfangsdienst ist ein anspruchsvoller und komplexer Job.
Da genügt es nicht, fit und kampfsporterfahren am Rand zu stehen. Sicherheitsmitarbeiter im Empfangsdienst müssen sehr viel interagieren – mit Auftraggebern, Mitarbeitern in den bewachten Unternehmen und Einrichtungen sowie mit Lieferanten und Besuchern.
Und natürlich auch mit Unbefugten, die sich Zugang verschaffen möchte. Daher sind Persönlichkeitsmerkmale wie höfliches Auftreten, ein kühler Kopf auch in Konfliktsituationen und die Fähigkeit zum Perspektivenwechsel gefragt.
Wie ist der Dresscode bei Empfangs- und Pfortendiensten?
Sicherheitsmitarbeiter im Empfangsdienst sind in den meisten Fällen auf den ersten Blick als Security zu erkennen. Denn häufig sind sie in speziellen Uniformen gekleidet. Das kann eine funktionale Security-Uniform sein, aber auch ein Anzug. Security-Kräfte im Anzug fügen sich üblicherweise etwas gefälliger ins Gesamtbild bei Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen ein.
Die reine Security-Uniform jedoch hat den Vorteil, dass sie exakt auf die Bedürfnisse bei der Sicherheitsarbeit im Empfangsdienst ausgelegt ist.
Viele Auftraggeber setzen auch auf eine Kombination beider Dresscodes: Die Sicherheitsmitarbeiter an den Zufahrten und im Pförtnerhäuschen tragen klassische funktionale Security-Uniformen, während die Sicherheitskräfte im Inneren der Gebäude im Anzug auftreten.
Welches Outfit für die Security im Empfangsdienst zum Einsatz kommt, bestimmt der Auftraggeber. Wir beraten Sie aber natürlich gern zu den spezifischen Vor- und Nachteilen der verschiedenen Kleidungsstile.
Um hochwertige Empfangsdienste für Einsatzfelder aller Art zu buchen, steht unser Sicherheitsdienst Ihnen in ganz Deutschland mit erfahrenem Personal zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an für ein unverbindliches kostenloses Angebot!
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Aman Momand
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